Giải đáp thắc mắc về Word 2007

0

Hỏi: Tại sao không mở được tài liệu Word 2007 trên Word 2003? Làm cách nào để mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003?

Trả lời: Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để Tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).

Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.

Hỏi: Mình nghe nói Word 2007 có thể phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu. Vậy xin hỏi làm cách nào để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ?

Trả lời: Đúng, Word 2007 có thể phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu. Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ bằng cách nhấn Microsoft Office Button, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.

Hỏi: Xin hỏi, làm cách nào để đảm bảo rằng khi 1 file Word 2007 được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng mình cần và dữ liệu trong file không dễ thay đổi?

Trả lời: Để đảm bảo khi 1 file Word được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng cần và dữ liệu trong file không dễ thay đổi, bạn cần lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS.

Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại file điện tử có bố cục cố định, nó sẽ đảm bảo cho bạn điều bạn đang cần là luôn giữ lại chính xác các phần định dạng và dữ liệu trong file không dễ thay đổi.

Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 và làm theo hướng dẫn trong đó để cài đặt.

Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As, chọn PDF or XPS.

Hỏi: Trên cùng một tài liệu, Word 2007 có cho phép mình xác lập trang dọc và trang ngang theo ý muốn không? Cách thực hiện như thế nào?

Trả lời: Có, Word 2007 có cho phép mình xác lập trang dọc và trang ngang theo như ý muốn. Bạn sẽ thực hiện bằng cách:

– Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang.

– Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup,nhấn nút Margins.

– Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục Orientation.

– Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

Hỏi: Khi gõ văn bản Word, nhiều khi xảy ra hiện tượng chữ mới “đè” chữ cũ. Vậy, có cách nào để khắc phục dứt điểm tình trạng này không?

Trả lời: hiện tượng mà bạn nói: “chữ mới “đè” chữ cũ”, có nghĩa là mỗi khi gõ chữ mới, chữ cũ tại điểm chèn bị xóa đi. Nguyên nhân là do chế độ viết chồng đã được bật lên.Vậy cần phải tắt chế độ viết chồng bằng cách:

– Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau đó nhấn nút Word Options.

– Nhấn Advanced trong khung bên trái.

– Bên dưới nhóm Editing options, bạn xóa dấu kiểm trước mục Use overtype mode. Nhấn OK.

Sr. Lanvu

Comments are closed.